【馬上要做的標準化】
在剛開始推行標準化的初期,想到有那麼多的標準要寫,實在會令人心生畏懼,以至於遲遲無法開始行動。
當企業要推行標準化的時候,一定要有嚴謹的優先順序,找出重要、緊急,而且馬上會用得到的標準流程先進行。
因此這些標準化一做出來,就能夠為公司解決問題、創造績效,如此一來,大家對標準化才會有信心,才會願意密切的配合,公司推行標準化的目標,也比較會容易獲得成功。
以下幾個重點,可以作為公司標準化的優先考量:
這些標準化如果不馬上做,
很可能就會出錯、出錯、再出錯,
讓你難過、難過、再難過。
很可能就會出錯、出錯、再出錯,
讓你難過、難過、再難過。
一、一再發生問題的地方
找出公司最常發生問題的地方、客戶抱怨最多的地方、部門之間最常爭吵的地方、員工最容易犯錯的地方……。
這些內容很好找,四處走動走動就可以聽到了。聽聽老闆在開會的時候最常罵人的地方;聽聽茶水間同事之間最常抱怨的是什麼事;聽聽客服人員最常被顧客罵的是什麼事。
二、需要新人訓練的地方
新人的訓練,如果沒有標準工作流程,一來訓練的時間會很長,再來訓練出來的品質會很差。而且訓練出來的新人,上崗之後很難發揮應有的功能,會造成主管跟資深員工很大的負擔。
因此要儘可能地優先把新人培訓課程裡面的內容標準化,這些標準不只可以用來訓練新人,用來培訓資深員工也是很好用的。
三、只有少數人會的重要技術
只有少數人會的重要技術,是一個很可能會產生問題的地方。
因為只要這些人生病、請假或離職了,這件事情就沒有人會做,因此會造成公司的危機。
因為沒有其他的人可以代替,這些會獨門絕活的人,就很有可能會恃寵而驕、會談條件,因此會造成公司管理上的困難。
四、有重大變更的地方
機器、儀器、軟體變更的時候,要訂定新的標準化;
場所、動線變更的時候,要訂定新的標準化;
組織變革、部門重組變更的時候,要訂定新的標準化。
因為以上這些因素一產生變化,流程一定會產生或多或少的影響,如果不即時調整標準作業流程,就會造成作業上的紊亂,以及溝通上的困難,最終將會造成公司效率的不彰,與績效的損失。
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