周明達標準化訓練

前一陣子，剛結束兩天的團隊課程，同學們下課之後馬上要迎接的是數千人的大會，回想這些年來參與、觀摩、協助辦會的林林總總，有些覺得正不錯的心得，利用等登機的空檔，寫下來跟同學們分享，希望對大家此次的任務能够提供一些有效的協助！​​

一個任務兩個目標​

辦會的首要目標是達成業績目標，這個目標是大家都知道的。然而還有一個目標也非常的重要，在此特別提醒大家要格外的注意，那就是學習成長、積累經驗的目標。一場大型爲會議，從計劃、籌備、執行到收尾，這當中的執行細節與成敗關鍵，多到數不清。因此在執行工作、完成任務的同時，要眼觀四面、耳聽八方，隨時將發生在自己身上的、看到的、聽到的成功經驗記錄下來。可以帶一本小筆記本在身上，或是記錄在手機裏都可以，關鍵是要立刻記下來，否則一忙起來，寶貴的經驗一下子就不見了！​​

「能力等同現金，只是在未來兌現而已！」今天爲能力，就是明日的現金。業績是立即的現金，能力與經驗則是未來的現金。因此兩個目標，就是要賺到現金與未來的現金。​

辦喜事的主人翁心態​

辦會就是辦喜事，當親戚朋友、家族長輩從全國各地來到我們家，來參加家裏的喜事時，我們該以怎樣的心情、態度與準備來迎接呢？當每位夥伴能够如此思考的時候，那什麽事當做、什麽事不當做？什麽話當說、什麽話不當說？就自然能够捏好分寸、能够得體合禮的應對了。​

        既然是辦喜事，就不好皺著眉頭、板著臉，不管再累，也要隨時注意面帶笑容。同時服裝儀容要隨時注意幷相互提醒，不要一忙起來，就披頭散髮的，那就不好了。​​

記得小時候家裏請客時，阿姨或姑姑看媽忙不過來，就會想到厨房來幫忙，但是媽就很不喜歡他們到厨房來，因爲一忙起來，厨房亂得跟被炸彈炸過一樣，被人看了會覺得很丟臉。因此工作房、音控室、後臺、休息區等地方，要隨時保持整潔與乾淨。人前以後要一個樣，不要人前光鮮亮麗後，人後殘花敗絮，那就太有失專業了！​

記得不要隨意的躺臥，吃完的食物、餐具要收拾乾淨，不要亂丟烟蒂等等。​​

先解决問題再追究責任​​

         只要是人多的地方，事情就多、變數就多，再加上會議的分工與編組大都是臨時性的，任務的分配與權責的歸屬，不可能做到完全沒有遺漏。因此當有些意外、疏失、問題産生的時候，別急著當場、或是當著客人的面前爭論誰對誰錯，而是先趕緊把問題解决了，讓客人舒服了之後，等有空的時間再來瞭解權責的歸屬與未來改進的方案。千萬不可捨本逐末，放著客人不管，當著客人面前或是躲到後台去吵了起來。​​

相互支持自動補位​

站在大格局宏觀的思維，就會敏感到何時該出手爲其他的夥伴補位。上課時間到了，講課的領導去送貴賓還沒回來，主持人要補位講個故事或做個小活動；主持人請來賓就位了，很多的來賓還在門口聊天，現場所有手上沒有任務的工作人員立即全體出動，以笑容加上優雅的手勢逐一引導貴賓迅速就位；地上有烟頭、紙屑，不要等清潔人員，任何人看到，隨手就將它起理掉；上洗手間時，發現垃圾筒的衛生紙已經快滿出來了，或是有不乾淨，可能會影響下一位使用客人的舒適度時，要立即通知飯店清潔人員處理；當發現中途有客戶離場時，除了應有的處理程序之外，要立即通報歺飲組，减少用歺的桌數，以避免食物及金錢的雙重浪費。​

以上只是臨時想到的幾個例子，當然還有很多地方需要互相補位支持的，只要能够抱持著主人翁的心態，那麽就會很容易的發現，那裏需要你去補位？​

情緒管理深呼吸​​

房間安排錯了，客戶著急，臉色不好看；燈光音響出問題，領導駡人了；說好要簽的單，不簽了。這種不太順利的小狀况，幾乎在每個辦會的會場都會發生，只是數量的多少而已。因此在碰到這些狀况的時候，千萬要沉得住氣，要深呼吸，以中斷「爬蟲腦」的慣性反應，幷迅速的回到理性與智慧而「皮質腦」，才給够冷靜的處理意外的狀况。​​​

特以此篇文章祝福即將辦會的同學們，此次會議順利成功。也以此文章提供給其他以後將辦會的朋友們，可將此文章當作會議前精神動員大會的參考資料。​

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